Чем занимается команда
Структура команды
Основный задачи
Взаимодействие и коммуникация
Административный отдел
  • Аня Ухова
    Лидера Административного отдела
    Привет и welcome в команду Административного отдела! Практика творит чудеса, но теория ей помогает, поэтому тебя ждет небольшое погружение в наши задачи и общую информацию о работе команды. Внимательно изучи материал — это поможет тебе быстрее адаптироваться!
Чем занимается команда
Функционал команды Административного отдела
У нас два основных направления: работа в пространствах OfficeAgent (где клиент — агент) и бэк-офис (где клиент — все Френдагенты, сотрудники нашей компании). Мы создаем для наших клиентов комфортные рабочие места и условия для бесперебойной работы.
Какую боль клиента мы закрываем?
В OfficeAgent мы обеспечиваем доступность рабочих мест и комфорт для наших партнеров-агентов. К нам приходят агенты для проведения встреч с клиентами, индивидуальной работы или посещения мероприятий, в которых мы принимаем непосредственное участие. На блоке бэк-офиса мы организовываем внутренние процессы для работы наших сотрудников: находим коворкинги, покупаем технику, заводим учетные записи, отправляем сотрудников в командировки.
Роль в продуктах TrendAgent
Наша команда — это каркас и система координат, которая обеспечивает стабильность, порядок и комфорт в ежедневной работе всех команд. Мы создаем условия, в которых сотрудники могут работать эффективно.
Структура команды
Взаимодействие и коммуникация
Здесь ты можешь ближе познакомиться с командой Административного отдела в лицах
Перейти
Карта рабочих чатов
У нас есть разделение зон ответственности по регионам, поэтому в необходимые чаты тебя добавит Лидер
Командные
  • Административный отдел
Функциональные
  • Мероприятия ОА Мск
  • Мероприятия ОА СПб
  • Мероприятия ОА Крд
  • Чаты с бухгалтерами
Основные задачи
С которыми работает Административный отдел
OfficeAgent
Поддержание комфортной атмосферы в рабочем пространстве OfficeAgent, помощь агентам, выдача сертификатов.
Работа в yclients
Ведение календарей записей агентов, бронирование переговорок, сбор статистики посещений.
Мероприятия/обучение
Организация/помощь в организации мероприятий на площадке OfficeAgent.
Техника
Покупка техники для сотрудников (ноутбуки, телефоны, мини-пк) и для офисов (проекторы, экраны, телевизоры). Актуализация стандартов. Продажа/утилизация.
Телефония
Заказ и выдача SIM-карт, подключение до. услуг/тарифов, ведение коммуникаций с Билайн, работа с техническими ошибками.
Администрирование сервисов
Создание корпоративных почт для сотрудников: почта, учетныехзаписей в Trello, Zoom, Miro, VPN, чат-ботов.
Сервисы и оплаты
Подключение и оплаты различных сервисов и подписок, в том числе зарубежных.
Командировки
Помощь и покупка билетов, бронирование отелей, организация трансферов.
Офисы
Поиск коворкингов, помощь в поиске офисов, организация переездов, хранения на складах, меблировка.
Работа с базой подрядчиков
Ремонтные работы в офисах, логистика, кейтеринг, фотограф, доставки и тд.
Закупки
Покупка расходников в офисы, канцелярии, аптечек, продуктов питания и т. д.
Поздравление партнеров
Поиск и покупка подарков для партнеров/агентов.
С кем взаимодействуем
Офис-менеджеры взаимодействуют со всеми командами компании по самым разным вопросам
Бухгалтерия
  • Оплата счетов, предоставление закрывающих документов
  • Компенсации затрат сотрудников
  • Покупка техники для сотрудников в рассрочку
HR
  • Организационные вопросы при приеме/увольнении новых сотрудников
  • Рассрочки для сотрудников
  • Закупки/логистика для квартальных мероприятий
  • Проведение FriendCheck
Education
  • Организация оффлайн-обучений в OfficeAgent
  • Организация мероприятий в OfficeAgent
Маркетинг
  • Написание постов в региональные каналы об OfficeAgent
  • Макеты с брендированной символикой для ОА 
Лидеры франшиз
  • Поиск коворкингов/офисов
  • Организация переезда
  • Обустройство офисов
  • Оформление командировок 
Лидеры центральных отделов
  • Оформление подписок
  • Закупка товаров
  • Оформление командировок
Какие ресурсы мы используем для работы

Trello

Наш основной рабочий инструмент, здесь мы получаем задачи. Результаты фиксируем на доске Trello, в разделе «Готово». 

Yclients

Инструмент для работы с клиентами в ОfficeAgent 

Google doc/sheets, telegram и другие сервисы

Для фасилитации нашей работы
Обучение
Ключевой рабочий инструмент для административной команды. Эти материалы дают базовые и прикладные навыки, которые помогают быстрее работать с отчётами, таблицами, заявками, учётом.

Короткий практический курс, ориентированный на офисные задачи: формулы, фильтры, сортировки, базовые функции.

Отражает наши процессы, формат и примеры из нашей работы
Excel / Google Sheets
Trello
Административный отдел ведёт множество параллельных задач. Trello — простой и визуальный инструмент для планирования, который действительно снижает хаос.

Наглядно показывает базовые функции, работу с карточками и досками, подойдёт для стартового уровня.

Более прикладное видео: как структуру доски приспособить под реальные рабочие процессы.
Английский язык
Для административного отдела ценно владение английским языком. Если твой уровень в районе А1-А2, рекомендуем эти бесплатные курсы английского, которые помогут тебе подтянуться.

Лёгкий, нестандартный формат — подходит для новичков и для поддержания базового уровня.

Практические фразы и сценарии для рабочих ситуаций; хороший старт, если нужен рабочий английский.
Регламенты
Все наши регламенты можно найти в разделе «Стандарты»
Его, кстати, тоже ведем мы
Смотреть регламенты
  • Аня Ухова
    Лидера Административного отдела
    На этом все! Надеюсь, Welcome-guide помог тебе чуть больше вникнуть в задачи и структуру Административного отдела. Если что-то осталось непонятным — обращайся ко мне! Успехов на новой должности!
Первый рабочий день